최신 업데이트일: 2026. 2. 9.
제1장 총칙
1.1 목적 및 지향점
본 정책은 외국인 유학생의 체류 행정 프로세스를 표준화하고, 대학과 당사 간의 정보 비대칭성을 해소하는 데 목적이 있으며, 유학생들의 안정적인 국내 체류를 지원하기 위해 당사가 제공하는 신규 외국인등록(RC) 및 체류기간 연장 서비스의 표준 운영 정책을 정의합니다. 이를 통해 다음과 같은 지향점을 달성하고자 합니다.
1. 행정 효율성 제고: 협약 대학과 당사 간의 업무 혼선을 방지하고 행정 처리의 일관성 및 연속성을 보장합니다.
2. 신뢰 기반 운영: 본 정책에 명문화된 기준에 따라 서비스를 운영함으로써 운영의 투명성을 높입니다.
3. 고객 만족도 극대화: 공정하고 신속한 행정 서비스를 통해 유학생들이 학업에 전념할 수 있는 환경을 조성합니다.
본 문서는 당사와 협약 대학 간의 원활한 협업을 위한 공식 운영 지침이며, 모든 서비스는 본 정책의 기준에 의거하여 수행됩니다.
1.2 용어의 정의
1. 서비스 이해 관계자
가. 당사: 외국인 유학생 체류 행정 대행 서비스를 제공하는 운영 주체를 의미합니다. 단, 체류기간 연장 및 체류자격 변경 등 출입국관리법상 행정사 업무에 해당하는 사항은 출입국민원대행기관을 통해 수행됩니다.
나. 협약 대학(학교): 당사와 서비스 이용 계약을 체결한 교육 기관 및 유학생 담당 부서를 의미합니다.
다. 신청인: 당사 서비스를 신청한 외국인 유학생 본인을 의미합니다.
2. 대상 서비스의 구분
가. 신규: 신규 외국인등록증(RC) 발급 대행 서비스를 의미합니다.
나. 연장: 체류기간 연장 허가 신청 대행 서비스를 의미합니다.
다. 자격변경: 체류자격 변경 허가 신청 대행 서비스를 의미합니다.
3. 서비스 절차 및 기준
가. 접수 시작: 신청인이 HireVisa App/Web 또는 오프라인 현장을 통해 대행 서비스를 신청하고 서류 제출을 시작할 수 있는 기점입니다.
나. 접수 마감: 서비스 신청 및 1차 서류 제출이 완료되어야 하는 시점입니다.
다. 보완: 제출된 서류의 부적격 또는 미비 사항을 출입국법 및 심사 기준에 맞게 수정하거나 재제출하는 과정입니다.
라. 보완 마감: 출입국 접수 전, 모든 서류의 검토 완료 및 결제가 최종적으로 마쳐져야 하는 행정적 마감기한(18시)으로, 미결제 및 필수 서류 미비 시 '신청 취소'의 근거가 됩니다.
마. 출입국 접수: 당사가 검토 완료된 서류를 관할 출입국 외국인 관서에 방문 접수 또는 전자민원의 형태로 제출하여 공식적인 심사를 요청하는 단계입니다.
바. 지문 등록: 신규 외국인 등록을 위해 신청인이 관할 출입국 또는 지정된 지문 등록 장소에 방문하여 생체 정보(지문)를 등록하는 필수 행정 절차입니다.
4. 서비스 중단 사유: 서비스 제공 조건(기한, 서류, 결제 등) 미달로 대행 서비스가 중단되는 상태입니다.
가. 신청 취소: 학생의 의사 또는 초기 조건 미이행으로 절차를 중단합니다. 학생의 단순 변심이나 개인 사정으로 인한 직접 요청, 또는 각 서비스에서 정한 취소 기한 내에 결제나 핵심 서류를 제출을 하지 않은 경우 자동 취소됩니다.
나. 신청 무효: 당사가 정한 행정 마감 시한이나 필수 요건을 충족하지 못해 신청 자체가 효력을 잃는 것으로, 보완 마감일 18시까지 결제를 하지 않거나 필수 서류를 제출하지 않은 경우, 보완 요청을 했으나 지정된 마감 기한 내에 이행하지 않은 경우에 신청 무효 처리됩니다.
다. 수임 불가: 당사가 행정적/법률적 리스크로 인해 해당 건을 대행할 수 없는 상태임을 선언하는 것으로, 체류기간 연장 서비스의 경우 체류 만료일이 7영업일 미만으로 남은 경우, 또는 체류 만료일 3영업일 전까지 결제하지 않은 경우, 학생이 이미 개별적으로 출입국에 신청을 완료하여 대행이 물리적으로 불가능한 경우, 형사사범 심사 등 당사의 대행 범위를 벗어나는 특이 사안인 경우에 해당합니다.
5. 비용 체계
가. 관납료(인지세): 출입국관리법에 따라 국가 기관(출입국사무소)에 납부하는 행정 수수료입니다.
나. 서비스 수수료: 플랫폼 이용, 서류 검토, 행정 지원 등 당사(Hirediversity)가 제공하는 서비스에 대해 지불하는 요금입니다.
다. 행정 대행 수수료: 출입국관리법에 따른 행정 대행 업무(체류기간 연장, 체류자격 변경 등)에 대해 출입국민원대행기관에 직접 지급하는 요금입니다.
※ 신청인이 결제하는 총 비용은 '관납료 + 서비스 수수료 + 행정 대행 수수료'로 구성되며, 각 항목별 금액은 서비스 신청 시 명시됩니다.
6. 브랜드 및 시스템 용어
가. Hirediversity: 외국인 유학생의 한국 정착 온보딩 서비스를 운영하는 자사명입니다.
나. HireVisa: Hirediversity가 제공하는 체류 행정 대행 서비스(신규 외국인등록, 체류기간 연장, 체류자격 변경 등)의 브랜드 명칭입니다.
다. HireBoard: 협약 대학 유학생 담당자가 신청 현황을 실시간으로 모니터링하고 관련 서류를 관리할 수 있는 유학생 통합 관리 시스템(대시보드)입니다.
1.3 서비스 운영 기준
모든 행정 절차는 접수 시점부터 단계별 처리 시간을 엄격히 준수하며, 영업일 기준 운영 체계를 따릅니다.
가. 기본 요건 확인: 신청 접수 2영업일 이내 결제 내역 및 필수 서류(여권, 비자 등)의 누락 여부를 즉시 확인합니다.
나. 서류 적격성 검토: 제출된 서류가 출입국관리법 및 내부 규정에 부합하는지 상세히 검토하여 3영업일 내에 결과를 통보합니다.
다. 보완 서류 재검토: 서류 보완 요청에 따라 제출된 내역을 검토하여 2영업일 이내에 최종 검토 완료 여부를 안내합니다.
라. 위 시간은 표준 처리 시간이며, 신청량이 집중되는 시기에는 내부 규정에 따라 조정될 수 있습니다.
제2장 의무 및 책임
2.1 당사의 책임 및 면책
1. 서비스 과실에 대한 구제
가. 당사의 명백한 실책(정보 오기 등) 발견 시 당사 부담으로 재발급 또는 시정 조치를 취합니다.
나. 당사 과실로 인한 범칙금 발생 시 당사가 이를 부담하며 서비스 금액을 전액 환불합니다.
2. 행정 심사 결과에 대한 면책
가. 당사는 행정 대행 주체로서 국가 기관의 고유 권한인 심사 결과(불허, 과태료 등) 자체에 대해서는 법적 책임 범위에서 제외됩니다.
나. 다만, 허가율 극대화를 위해 최선의 조력을 다하며 리스크 감지 시 학교 담당자에게 2영업일 이내에 선고지합니다.
3. 출입국 관할별 행정 운영 특약
가. 협력 구조 기구축 출입국: 당사의 기존 소통 체계를 통해 접수부터 지문 등록, RC 교부까지 당사가 일정 부분 관여하여 관리할 수 있습니다.
나. 협력 구조 미구축 출입국: 관할 출입국 정책에 따라 학교 담당자가 직접 접수를 수행해야 하는 등 행정 절차상의 특수성이 존재합니다. 이에 따라 출입국 접수 완료 이후, 학교 측으로부터 지문 등록 일정이나 RC 배부 관련 필수 정보가 공유되지 않아 발생하는 지연 및 절차상의 문제에 대해서는 당사의 책임 범위에서 제외됩니다.
2.2 대학 및 신청인의 의무
가. 정보의 정확성 확보: 모든 데이터 입력 및 서류 제출의 책임은 신청인에게 있으며, 입력 착오로 인한 불이익은 신청인 본인이 부담합니다.
나. 서류 반환 불가 원칙: 제출된 모든 서류는 출입국 접수 및 증빙을 위한 행정 기록으로 보존되므로 반환하지 않는 것을 원칙으로 합니다.
다. 사후 관리 협조: 배부 안내 후 정해진 기간 내 미수령한 등록증은 대학 담당자에게 인계하며, 인계 후 분실 및 보관 책임은 당사에서 소멸됩니다.
제3장 신규 외국인등록증(RC) 발급 서비스 운영 정책
3.1 서비스 준비 및 일정 협의
1. 서비스 준비
가. 목표: 대학 및 출입국과의 협의를 통한 최적의 행정 일정 수립을 목표로, 개강 전 2개월 전부터 단체 접수 일정, 보완 마감일, 관할 출입국 접수 일정을 협의합니다.
나. 접수 기간 설정: 단체 접수 일정은 협약 대학 및 부서별로 상이할 수 있으나, 통상적으로 개강 한 달 전부터 개강 후 2~3주 시점까지를 단체 접수 기간으로 지정할 수 있습니다.
다. 출입국 접수 요건: 외국인등록은 신청인의 입국 이후에 이루어져야 하므로, 필수 서류 제출 및 결제를 완료하였어도, 출입국 접수일을 기준으로 미입국시 단체 접수에서 제외됩니다. 또한 출입국 접수일은 관할 출입국의 승인이 있어야 최종 확정됩니다.
2. 협의 및 확정 프로세스
가. 소통 채널: 단체 접수 일정 협의는 기본적으로 이메일을 통해 이루어지며, 불가피한 경우 별도 연락 채널(카카오톡 단톡방 등)을 활용할 수 있습니다.
나. 묵시적 승낙: 당사가 일정 제안 및 수정·협의 마감일을 지정하여 안내한 후, 해당 마감일까지 별도 의견이 없는 경우 당사의 제안 일정에 승낙한 것으로 간주하여 일정을 확정합니다.
다. 최종 고지: 일정이 확정되면 당사는 협약 대학에 즉시 고지하며, 신청인이 확인할 수 있도록 협의 완료 시점으로부터 1주일 이내에 HireVisa App 및 Web 서비스에 반영합니다.
3.2 신청 및 검토 단계
1. 검토 원칙 및 타임라인
가. 신청인이 제출한 서류를 신속하게 판정하여 결함이 있을 경우 충분한 보완 기회를 제공하는 것을 원칙으로 합니다.
나. 신청 완료 후 2영업일 이내 최초 확인(여권 정보 최우선)을 진행하며, 나머지 모든 서류는 신청인의 제출 시점 이후 3영업일 이내에 검토를 완료하여 결과를 통보합니다.
다. HireBoard(대시보드) 데이터와 신청인의 여권 정보를 대조하는 작업을 최우선으로 수행하여 행정 오류를 최소화합니다.
2. HireBoard를 통한 실시간 상태 확인
가. 협약 대학 유학생 담당자는 당사가 제공하는 관리자 페이지인 HireBoard를 통해 개별 신청인의 실시간 행정 상태 및 보완 서류 현황을 상시 확인할 수 있습니다.
나. 유학생 관리를 위해 다음과 같은 검색 및 필터링 기능을 제공합니다.
- 통합 검색: 이름, 학번, 생년월일, 여권번호를 통해 특정 신청인을 즉시 검색할 수 있습니다.
- 필터링: 연도, 분기, 진행 상태, 국적, 학위 구분, 결제 여부, 신청 여부 및 특별 관리 대상 등을 활용하여 대상자를 분류하고 관리할 수 있습니다.
다. HireBoard상에 표시되는 신규 외국인등록 서비스의 주요 상태값 정의는 다음과 같습니다.
상태 값 | 상태 설명 |
서류 제출 대기 | 신청인의 서류가 제출되었으나 아직 검토가 시작되지 않은 상태 |
서류 검토 중 | 제출된 서류 중 하나라도 당사의 검토가 시작된 상태 |
제출 서류 미비 | 보완이 필요한 서류가 존재하거나 아직 제출되지 않은 서류가 있는 상태 |
서류 준비 완료 | 모든 필요 서류가 최종 승인되어 출입국 접수를 위해 대기 중인 상태 |
출입국 심사 중 | 관할 출입국에 서류가 접수되어 공식 심사가 진행 중인 상태 |
출입국 보완 요청 | 출입국 접수 이후 담당 출입국 심사관에 의해 추가 보완 서류가 발생한 상태 |
지문 등록 안내 | 지문 등록 대상자로 분류되어 안내가 발송되었거나 대기 중인 상태 |
지문 등록 완료 | 출입국 또는 현장에서 지문 등록 절차가 완료된 상태 |
RC 발급 완료 | 외국인등록증 수령 및 스캔이 완료되어 모든 행정 절차가 종료된 상태 |
신청 무효 | 단체 접수 요건 미달로 행정이 중단되거나 서비스가 취소된 상태 |
3.3 마감 및 제출 대상자 확정
1. 제출 마감 및 신청 무효 처리
가. 신청 마감(18시): 신청 누락 및 중복 데이터 방지를 위해 신청 마감일 18시를 기점으로 서비스 신청이 불가합니다. CS 채널은 물론, 대학 협력 담당 매니저의 개인 이메일이나 카카오톡 등 다른 경로를 통한 추가 신청이 불가합니다.
나. 제출 마감(18시): 신청 누락 및 중복 데이터 방지를 위해 보완 마감일 18시를 기점으로 서류 제출 및 결제 시스템이 종료되며, 기타 경로를 통한 서류 제출이 불가합니다.
다. 신청 무효: 보완 마감일 18시 전까지 서류 및 결제가 미비한 경우 서비스는 중단되며, 해당 신청인은 단체 접수 대상에서 제외(신청 무효)됩니다.
라. 보완 마감 이후에는 CS 채널은 물론, 대학 협력 담당 매니저의 개인 이메일이나 카카오톡 등 다른 경로를 통한 추가 서류 제출 및 수정이 불가합니다. 제출된 서류는 반환하지 않는 것을 원칙으로 합니다.
2. 최종 접수자 명단 확인
가. 보완 마감일 익일 오전 중, 대학 담당자에게 마감 사실 안내 및 최종 리스트 확인 요청 이메일을 발송합니다.
나. 대학 유학생 담당자는 HireBoard를 통해 최종 접수자 리스트를 확인하고 엑셀 파일로 다운로드할 수 있습니다.
다. 전체 신청인 중 HireBoard 내 진행 상 후태가 '서류 준비 완료' 및 '결제 완료'로 표시된 인원만 관할 출입국에 최종 접수됩니다.
3. 학교 발급 서류 업로드 및 개인정보 보호 정책
가. 2026년 2월 9일부로 시행된 개인정보 보호 정책에 따라, 신청인의 개인정보(재학증명서, 출석증명서, 기숙사확인서 등)를 이메일이나 카카오톡 등 개인 채널로 공유하는 것이 전면 금지됩니다.
나. 모든 학교 발급 서류의 업로드와 명단 확인은 반드시 HireBoard를 통해서만 수행되어야 합니다.
다. 접수 마감 익일 오전, 당사의 서류 발급 요청 메일을 수신한 후 요청일 기준 1영업일 이내에 HireBoard의 '서류 업로드' 기능을 통해 해당 서류를 업로드해야 합니다.
라. 학교 발급 서류는 접수 기간 중에도 언제든지 개별 신청인을 대상으로 업로드 가능하며, 접수 기간 내 업로드를 완료한 경우 당사 담당자에게 확인 요청을 주시면 검토에 반영됩니다.
3.4 출입국 접수 및 관납료 납부
1. 관할별 접수 방식 및 대학 협조
가. 접수 주체 구분: 관할 출입국 정책에 따라 접수 방식이 상이합니다.
- 서울 남부출입국·세종로 출장소: 당사가 단독으로 대행 접수를 수행합니다.
- 그 외 모든 출입국: 관할 정책상 대학 유학생 담당자가 당사 담당자와 동행하거나 단독으로 접수해야 합니다.
나. 출입국 접수 서류 발송: 서울권 출입국을 제외한 관할의 경우, 당사는 협의된 접수일 전날까지 대학 측에 완결된 서류 세트를 등기 발송합니다.
다. 출입국 접수: 대학 유학생 담당자가 당사 담당자와 동행 접수 시, 서류 제출 전 과정을 확인하고 감독할 수 있습니다.
라. 상태 전환: 출입국 접수가 정상 완료된 신청인은 HireBoard상의 상태값이 출입국 심사 중으로 전환됩니다.
2. 관납료 납부 및 환불 기준
가. 선납 이행: 당사는 신청인의 행정 편의를 위해 온라인 또는 오프라인을 통해 관납료(인지대)를 전액 선납합니다.
나. 환불 불가 점: 출입국 접수 전날 18시 이후 또는 이미 관납료 대납이 완료된 건에 대해서는 어떠한 사유로도 관납료 환불이 불가합니다.
다. 영수번호 제공 및 개별 접수: 관납료가 선납된 신청인이 대행 서비스를 중단하게 될 경우, 당사는 대납한 관납료 영수번호를 신청인에게 제공합니다. 신청인은 해당 영수번호를 지참하여 관할 출입국에 직접 방문함으로써 개별 접수를 진행할 수 있습니다. 이 경우 당사의 대행 서비스는 종료됩니다.
3.5 출입국 보완 요청 처리 절차
1. 보완 요청 고지 및 시스템 반영
가. 출입국 심사 중 보완 서류 발생 시, 출입국은 당사가 배정한 출입국 연번을 통해 보완 사항을 고지합니다.
나. 당사는 출입국으로부터 보완 요청을 수신한 후 1영업일시간 이내에 시스템에 반영하며, 해당 신청인에게 보완 요청 안내를 발송합니다.
다. 보완 안내는 신청인이 가입 시 등록한 이메일과 App Push를 통해 전달됩니다.
라. 대학 담당자는 HireBoard를 통해 실시간으로 해당 신청인의 상태값이 '출입국 보완요청'으로 전환된 것을 확인할 수 있으며, 확인 필요 서류 버튼을 통해 사유를 확인할 수 있습니다.
2. 보완 이행 시한 및 미이행 시 조치
가. 신청인은 보완 요청 고지일로부터 2영업일 이내에 서류 보완을 완료해야 합니다.
나. 신청인이 제출한 보완 서류는 1영업일 이내에 검토를 완료하여 관할 출입국에 제출합니다.
다. 최초 보완 요청 마감일까지 서류를 제출하지 않은 신청인은 즉시 '개별 수령 대상자'로 전환됩니다.
라. 출입국 보완 요청이 최종적으로 해제(승인)되는 시점까지 해당 신청인의 등록증 발급 절차는 보류됩니다.
마. 개별 수령 대상자로 전환된 경우, 단체 등록증 수령 절차에서 제외되며 신청인이 직접 관할 출입국에 방문하여 잔여 행정 절차를 수행해야 합니다.
3.6 지문 등록 관리
1. 지문 등록 대상 및 원칙
가. 지문등록은 출입국 접수가 정상 처리된 신청인을 대상으로 진행됩니다. 단, 제출 이후 개별 취소자 또는 출국자는 지문등록 대상에서 제외됩니다.
나. 지문 등록 시 신청인은 반드시 실물 여권을 지참해야 합니다.
다. 당사는 지문 등록일 최소 48시간 이전에 대상자 전원에게 이메일 및 앱 알림을 발송합니다. 대학 측에서도 필요 시 자체적인 안내를 병행할 수 있습니다.
2. 권역 및 인원별 지문 등록 절차
가. [서울 소재] 단체 출장 등록 (접수 인원 150~200명 이상 시): 출입국 담당자가 대학 또는 지정 장소로 방문하여 진행하며, 당사 매니저가 출입국 및 학교 담당자와 소통하여 일시와 장소를 최종 조율합니다.
나. [서울 소재] 기간 내 개별 방문 (접수 인원 150명 미만 시): 출입국에서 지정한 특정 기간(통상 3~7일) 내에 신청인이 관할 관서에 방문하여 등록해야 하며, 당사 매니저가 해당 기간을 확인하여 학교에 통보하고 대상자 전원에게 이메일 및 앱 알림을 발송합니다. 대학 측에서도 필요 시 자체적인 안내를 병행할 수 있습니다.
다. [서울 외 지역] 대학-출입국 직협의: 출입국 접수 이후, 관할 관서와 대학 유학생 담당자 간 일정을 조율합니다. 이후 세부 일정 및 장소 협의는 대학과 출입국이 직접 수행합니다.
3. 미등록 시 조치 및 면책
가. 지정된 일시 또는 출입국이 지정한 기간 내에 지문 등록을 완료하지 않은 신청인은 단체 발급 절차에서 즉시 제외됩니다.
나. 지문 미등록 시 등록증 발급이 무기한 지연되며, 신청인이 추후 개별적으로 지문을 등록하더라도 등록증은 단체 발급 수령이 불가하며 본인이 직접 출입국을 방문하여 수령(개별 수령)해야 합니다.
다. 지문 등록이 완료될 때까지 외국인등록증 발급을 위한 모든 후속 행정 절차는 중단됩니다.
3.7 외국인등록증(RC) 수령 및 배부
1. 외국인등록증 수령 및 발급 상태 확정
가. 수령 및 대조: 당사는 출입국으로부터 등록증 수령 통보를 받은 후 영업일 기준 1일 이내에 이를 수령합니다. 수령 즉시 실제 발급분과 미발급분을 대조하여 HireBoard 시스템에 반영합니다.
나. 배부 준비: 대학 측에서 학생들에게 등록증을 원활히 전달할 수 있도록, 수령된 등록증에는 식별을 위한 라벨링 작업을 마친 후 대학 담당자와 배부 일정을 협의합니다.
다. 상태값 확인: 대학 담당자는 HireBoard를 통해 최종 발급자와 미발급자 명단을 상시 확인할 수 있습니다.
2. 등록증 전달 방식 (대학별 협의)
가. 등기 발송(대학 자체 배부)
- 당사가 등록증을 안전하게 포장하여 학교로 발송하며, 수령 장소, 시간, 수령인을 사전에 대학 측과 협의합니다.
- 당사는 발송 직후 대학 담당자에게 고지하며, 대학은 오배송 및 분실 방지를 위해 수령 즉시 당사에 수령 확인을 통보할 의무가 있습니다.
나. 당사 직접 배부(출장 배부)
- 출장 배부를 원하는 대학은 지문 등록 일정 조율 시 출장 배포 요청을 사전에 완료해야 합니다.
- 당사는 합의된 배부 일정 최소 24시간 전에 대상 학생 전원에게 이메일 및 앱 알림으로 안내를 발송합니다.
- 당사는 합의된 배부 일정에 맞춰 지정된 장소에서 RC를 학생에게 전달합니다. 이때 본인 확인이 되지 않는 경우는 배부가 불가합니다.
- 단, 발급 건수가 50건 미만인 경우 당사는 별도의 출장 배부를 진행하지 않습니다.
- 지정된 배부 일정 종료 후 미수령한 RC는 대학 담당자에게 전달합니다. 이후 해당 등록증의 보관 및 분실에 대한 당사의 법적 책임은 제한됩니다.
3. 미수령자 처리
가. 출입국 보완 및 지문 등록 지연 등으로 단체 발급에서 제외된 신청인은 출입국의 개별 연락에 따라 직접 관할 관서를 방문하여 수령해야 합니다.
3.8 사후 관리 및 오류 시정
1. 당사의 책임 및 재발급 기준
가. 등록증 수령 후 당사의 명백한 실책으로 인한 오류가 발견될 경우, 당사는 해당 등록증의 재발급 또는 시정 조치를 적극적으로 협력하며 후속 조치를 지원합니다.
나. 다음과 같은 사유로 등록증 정보가 실제 제출 서류와 상이하게 발급된 경우 당사가 재발급 비용 및 행정 절차를 부담합니다.
- 사진 교차 오류: 신청인이 제출한 사진이 아닌 타인의 사진이 부착된 경우
- 성명 및 생년월일 오기: 신청인이 제출한 신분 정보와 등록증상 정보가 일치하지 않는 경우
- 주소지 오입력: 당사의 입력 실수로 신청인이 제출한 거주지 입증 서류상의 주소와 상이하게 기재된 경우
2. 면책 사항 및 신청인 주의사항
가. 보완 마감 시점 이후에 신청인이 임의로 제출한 새로운 서류(변경사항 등)가 실제 등록증에 반영되지 않은 것에 대해서는 당사의 책임이 존재하지 않습니다.
나. 신청인이 서비스 이용 과정 중 당사에 고지 없이 무단으로 주소지를 변경하거나, 거주지 입증 서류 제출 이후 변심으로 주소를 바꾼 경우 이에 대한 책임은 신청인 본인에게 있으며 당사는 주소지 변경 반영의 의무를 지지 않습니다.
다. 대학 담당자 및 신청인은 등록증 수령 즉시 기재 정보를 확인해야 하며, 당사 실책에 의한 오류 발견 시 즉시 대학 협력 매니저를 통해 시정을 요청해야 합니다.
제4장 체류기간 연장 서비스 운영 정책
[법적 고지]
본 장에서 규정하는 체류기간 연장 및 체류자격 변경 업무는 출입국관리법 제89조에 따라 행정사의 업무 범위에 해당합니다. 당사(Hirediversity)는 플랫폼 제공 및 행정 지원을 담당하며, 실제 출입국 관련 법정 대행 업무는 출입국민원대행기관을 통해 수행됩니다.
4.1 서비스 준비 및 일정 협의
1. 서비스 운영 원칙
가. 협약 대학별 효율적인 행정 처리를 위해 대학과 당사 간의 협의를 통해 특정 기간을 집중 신청 기간으로 지정할 수 있습니다. 단, 집중 신청 기간 외의 신청은 단체 접수가 아닌 개인 접수로 진행되며, 개인 접수의 진행은 당사 내부 규정에 따라 진행됩니다.
나. 대학 측에서 소속 유학생들의 평균적인 체류 만료일 데이터를 선공유할 경우, 당사는 이를 기반으로 최적화된 집중 신청 일정을 제안합니다.
2. 집중 신청 기간 운영 특례
가. 집중 신청 기간 내 신청한 신청인에 한해, 대학이 일괄 발급하기로 협의된 서류(재학증명서, 출석증명서, 기숙사확인서 등)는 신청인이 직접 제출하지 않더라도 시스템상 미비 서류 알림이 발송되지 않습니다.
나. 당사는 집중 신청 기간 마감 이후, 해당 기간에 신청한 신청인들의 학교 발급 서류를 대학에 일괄적으로 요청하여 대학의 행정 번거로움을 최소화합니다.
다. 대학은 특정 학생군(VIP 대상자 등)을 별도로 분류하여 해당 집중 신청 기간에 우선적으로 행정을 진행하도록 관리할 수 있습니다.
라. 집중 신청 기간은 대학의 상황에 따라 최소 2주에서 최대 4주까지 설정할 수 있습니다.
3. 행정 처리 및 우선순위
가. 집중 신청 기간 마감 후에 전자민원을 일괄 신청하는 것이 아니라, 해당 기간 내에도 서류가 완비 되는대로 전자민원 접수를 진행합니다.
나. 집중 신청 기간 내 접수된 건은 행정 속도 제고를 위해 영업일 기준 2영업일 이내 최초 검토를 완료하는 우선 검토 체계를 따릅니다.
다. 다음의 기준에 따라 전자민원 접수 순위를 결정합니다.
- 1순위: 체류 만료일이 가장 임박한 신청인
- 2순위: 집중 신청 기간 마감이 임박한 신청인
4.2 서류 검토 및 보완 프로세스
1. 검토 가이드라인
가. 서류 제출 후 3영업일 이내 검토 완료를 대학 공유용 표준 시한으로 설정합니다.
나. 신청 선착순 검토를 원칙으로 하되, 체류 만료일이 임박한 신청인을 최우선 처리합니다.
다. 제출된 보완 서류는 영업일 기준 2영업일 이내에 우선 검토합니다.
2. 소통 및 보완 원칙 (3-3-3 원칙)
가. 동일 서류에 대한 보완 요청이 3회 이상 발생하거나, 3일 이상 무응답 시 해피콜을 통해 집중 관리합니다.
나. 무관한 서류를 3회 이상 제출하거나 보완 요청에 지속적으로 불응할 경우, 이용 의사가 없는 것으로 간주하여 서비스를 중단할 수 있습니다.
3. HireBoard를 통한 실시간 상태 확인
가. 협약 대학 유학생 담당자는 당사가 제공하는 관리자 페이지인 HireBoard를 통해 개별 신청인의 실시간 행정 상태 및 보완 서류 현황을 상시 확인할 수 있습니다.
나. 학교별로 단체 접수 일정이 상이한 연장 서비스의 특성을 고려하여 다음과 같은 맞춤형 기능을 제공합니다.
- 통합 검색: 이름, 학번, 생년월일을 통해 특정 신청인을 즉시 검색할 수 있습니다.
- 기간 검색: 특정 분기에 국한되지 않고 최근 1년, 최근 한 달, 최근 일주일 단위로 신청 현황을 조회할 수 있습니다.
- 필터링: 진행 상태, 국적, 학위 구분, 결제 여부 등을 조합하여 대상자를 정교하게 분류할 수 있습니다.
다. HireBoard 내 '확인 필요 서류' 항목을 통해 신청인의 미비 또는 보완이 필요한 서류 목록을 실시간으로 열람할 수 있습니다.
라. HireBoard상에 표시되는 연장 서비스 전용 상태값의 정의는 다음과 같습니다.
상태 값 | 상태 설명 |
서류 검토 중 | 제출된 서류 중 하나라도 당사의 검토가 시작된 상태 |
보완 요청 | 보완이 필요한 서류가 존재하거나 아직 제출되지 않은 서류가 있는 상태 |
서류 준비 완료 | 체류연장 신청을 위해 모든 서류가 준비된 대기 상태 |
출입국 심사 중 | 전자 민원 접수하여 체류연장 결과 대기 중인 상태 |
출입국 보완 요청 | 출입국 접수 이후 담당 출입국 심사관에 의해 추가 보완 서류가 발생한 상태 |
허가 완료 | 출입국 최종 승인되어 연장 절차가 완료된 상태 |
출입국 반려 | 출입국에서 현재 심사가 불가하다고 판단하여, 요건을 갖춘 뒤 재신청을 요청받은 상태 |
불허 | 출입국에서 연장 심사를 불허한 상태로체류 연장이 거절된 상태 |
신청 무효 | 수임 불가 또는 취소 처리된 상태 |
4.3 전자민원 접수 및 긴급 처리 특례
1. 표준 접수 프로세스
가. 결제 및 핵심 서류 검토 완료 후 2영업일 이내 전자민원 접수를 완료합니다.
나. 전자민원 접수가 완료되면 HireBoard상의 상태값이 출입국 심사 중으로 전환됩니다.
2. 만료 임박 건 긴급 처리
가. 체류 만료일 3영업일 전에는 일부 보완 서류가 미비하더라도 불법체류 리스크 방지를 위해 전자민원 접수를 우선 시행합니다.
나. 접수 후 발생하는 불가 사유(등록증 분실, 여권 미신고 등) 확인 시 별도 프로세스(해피콜 및 환불 안내)로 전환됩니다.
4.4 출입국 심사 결과 관리 및 보고
1. 결과 통보 및 보완 대응
가. 출입국 심사가 완료되는 경우(허가, 반려, 불허 등) 1영업일 이내에 신청인에게 해당 내용을 전달합니다.
나. 출입국 보완 사유 발생시 당사 담당자가 1영업일 이내 확인하며, 고객의 추가 확인 또는 추가 서류 제출이 필요한 경우 확인 후 1영업일 이내에 안내합니다.
다. 대학 담당자는 HireBoard를 통해 실시간으로 보완 사유 및 심사 현황을 모니터링할 수 있습니다.
2. 위험 사안 대학 보고
가. 형사사범 심사 등 반려 또는 불허 가능성이 높은 위험 사안은 인지 후 2영업일 이내에 대학 담당자에게 보고하여 대학의 대응을 지원합니다.
나. 최종 불허 또는 반려 시 즉시 대학에 안내하여 후속 학사 관리가 이루어지도록 합니다.
4.5 수임 불가 및 대행 중단 기준
1. 수임 불가(대행 불가) 상세 사유
가. 체류 만료일 당일이거나 만료일 기준 7영업일 미만 잔여 시 서비스 신청이 불가합니다.
나. 체류 만료일 3영업일 전까지 결제가 확인되지 않는 경우 수임 불가 처리합니다.
다. 당사 대행 중 신청인이 개별적으로 출입국 신청 또는 예약을 진행하여 행정 혼선이 발생한 경우 수임 불가 처리합니다.
라. 출입국 심사 중 출국, 입국 시 등록증 연동 여권 미사용, 외국인등록증 재발급 후 미제출 등 당사에서 확인이 불가한 사유로 심사가 중단 혹은 거부되는 경우 수임 불가 처리합니다.
마. 당사 심사 도중 출국하여 체류 만료일 3영업일 전까지 국내 입국이 확인되지 않는 경우 수임 불가 처리합니다.
바. 신청인의 상태가 ‘수임 불가이면, HireBoard 상에는 ‘신청 무효’로 표기됩니다.
2. 중단 및 소통 프로세스
가. 당사는 전화, 문자, 이메일 등 가능한 채널을 통해 신청인에게 집중 소통(해피콜)하며, 소통 불가 시 대학에 고지합니다
4.6 GKS(정부장학생) 특례
1. 비용 및 서류
가. GKS 학생은 국가 정책에 따른 관납료 면제 대상이나, 서비스 이용 시점에는 수수료 및 관납료 전액을 납부하고 허가 후 관납료를 환불하는 것을 원칙으로 합니다.
나. GKS 학생은 등록금납입증명서 제출 칸에 'GKS 증명서'를 업로드하며, 이와 별도로 '장학증명서'를 추가로 제출하여야 검토가 완료됩니다.
2. 결제 및 환불 프로세스
가. 환불 처리는 출입국으로부터 최종 허가서가 발급된 이후 영업일 기준 7일 이내에 진행합니다.
제5장 취소 및 환불 정책
5.1 환불 원칙 및 신청 절차
1. 판단 및 신청 기준
가. 모든 환불 요청은 CS 채널, 메일 등 접수 경로와 무관하게 당사가 제공하는 공식 환불 신청 폼을 제출 완료한 시점을 기준으로 환불 요청일을 기산합니다.
나. 고객이 타 채널로 의사를 전달하더라도 담당자는 반드시 환불 폼 작성을 안내하며, 신청인이 직접 입력한 결제 정보와 증빙(통장 사본 등)을 바탕으로 검토합니다.
다. 서비스별로 고지된 정해진 환불 신청 기간 내에 신청하지 않을 경우, 당사의 반환 의무는 소멸됩니다.
2. 환불 처리 (7영업일 원칙)
가. 환불 폼 접수 후 2영업일 이내에 환불 가능 여부 및 금액을 확정하고, 확정 후 5영업일 이내에 신청인에게 사유와 함께 최종 판정 결과를 안내합니다.
나. 환불 승인 확정 후 7영업일 이내 실지급을 완료합니다. 단, PG사 승인 취소의 경우 해당 카드사의 환불 기한에 따릅니다.
5.2 서비스 단계별 환불 기준
1. 서류 검토 착수 전: 전액 환불
가. 당사의 서류 검토가 시작되기 전 단계이거나 중복 신청, 서비스 오신청 등의 사유가 발생한 경우, 결제 금액의 100%를 환불합니다.
2. 서류 검토 진행 중: 서비스 수수료 및 행정 대행 수수료 환불 불가
가. 제출된 서류에 대한 적격성 검토가 1건이라도 이루어진 상태에서 단순 변심, 서류 미비, 보완 불응 등으로 신청이 취소되는 경우, 서비스 수수료 및 행정 대행 수수료를 제외한 금액(관납료)만 환불됩니다.
3. 출입국 접수 완료 후: 관납료 대납
가. 관할 출입국에 서류가 제출된 이후에는 대행 서비스가 완결된 것으로 보아 수수료는 환불되지 않습니다.
나. 이미 관납료 대납이 완료된 건에 대해서는 원칙적으로 관납료 환불이 불가하며, 당사는 대납한 관납료 영수번호를 신청인에게 제공합니다. 신청인은 해당 영수번호를 지참하여 관할 출입국에 직접 방문함으로써 개별 접수를 진행할 수 있습니다. 이 경우 당사의 대행 서비스는 종료됩니다.
5.3 결제 금액 상이(오결제) 관리
가. 초과 결제: 청구 금액보다 많이 결제한 경우(GKS 학생의 일반 결제 등), 차액을 판별하여 환불 절차를 진행합니다.
나. 과소 결제: 청구 금액보다 적게 결제한 경우 서비스 진행은 보류됩니다. 체류기간 연장 서비스의 경우, 차액 추가 납부 고지 후 3영업일 이내 미결제 시 서비스는 취소됩니다.
5.4 GKS(정부장학생) 사후 환불 특례
가. 환불 대상: 대학 협약에 따라 체류기간 연장 서비스 이용 시점에 전액(수수료 및 관납료)을 결제한 GKS 학생에 해당합니다.
나. 환불 시점: 출입국으로부터 최종 허가서가 발급된 이후 영업일 기준 7일 이내에 환불 절차를 진행합니다.
5.5 외국인 유학생 특화 환불 (제3자 계좌)
신청인 본인 명의의 국내 계좌가 없는 경우, 회계 안정성 확보를 위해 아래 3종 서류 제출 시 제3자 명의 계좌 환불을 허용합니다.
- 제3자 명의 통장 사본
- 환불 신청자 본인의 신분증 사본 (여권 또는 외국인등록증)
- 제3자 수령 동의서 및 위임장 (당사 양식, 법적 분쟁 방지용)
5.6 행정 책임 및 면책 사항
가. 당사의 명백한 실책으로 범칙금이 발생하거나 행정이 중단된 경우, 범칙금 전액 부담 및 서비스 금액 전액 환불을 시행합니다.
나. 아래와 같은 신청인 귀책 사유로 인한 중단 시 당사는 환불 및 행정 책임 범위에서 제외됩니다.
- 개인의 직접 출입국 접수가 확인된 경우
- 전자민원 불가 사유(여권 미신고 등) 확인 시
- 체류행정 서비스 심사 중 출국하여 기한 내 귀국하지 않는 경우
- 정해진 기간 내 등록증을 미수령하여 분실된 경우
제6장 기타 운영 정책
6.1 오프라인 접수 관리
1. 신규 외국인등록 오프라인 정책
가. 현장에서 수취한 신청인의 서류를 즉시 관할 출입국에 제출 가능한 상태로 관리 및 준비하는 것을 목표로 합니다.
나. 출입국 규정에 부합하는 완결된 서류 제출과 결제가 동시에 완료되어야 접수가 인정되며, 현장 접수 이후 별도의 보완 서류는 수지하지 않는 것을 원칙으로 합니다.
다. 행정 및 서류 기준
- 서류 제출: 출입국 즉시 제출 가능 여부를 확인한 후 접수합니다. (서류: 여권 사본, 증명사진, 사증, 거주지 서류, 재학증명서 등)
- 반환 불가: 행정 기록 보존을 위해 신청인이 제출한 실물 서류는 반환하지 않는 것을 원칙으로 합니다.
- 플랫폼 이용: 반드시 HireVisa 회원가입이 완료된 신청인에 한해 접수하며, 현장 접수와 동시에 앱 내에서도 서류 업로드를 완료해야 합니다.
라. 자사 가격 정책에 따라 현금 또는 앱 결제를 진행하며, 현금 결제 시에는 반드시 영수인, 날짜, 오프라인 코드, 가격이 기재된 공식 영수증을 발행합니다.
마. 대학 협조 사항
- 장소 및 인프라: 접수 예상 인원을 수용할 수 있는 장소와 책상, 의자, 콘센트, Wi-fi 환경을 제공해야 합니다.
- 정확한 안내: 대상 학생들에게 규정에 맞는 서류(6개월 이내 사진, 3개월 이내 사증 등)와 결제 수단, 접수 장소 및 시간을 사전에 정확히 공지해야 합니다.
2. 체류기간 연장 오프라인 정책
가. 오프라인 현장에서 수취한 서류를 즉시 전자민원 또는 출입국 방문 접수가 가능한 상태로 관리 및 준비하는 것을 목표로 합니다.
나. 출입국에 제출 가능한 상태의 서류를 구비하고 현장 또는 사전 앱 결제가 완료된 건에 한하여 접수합니다. 현장 접수 건은 추후 보완을 받지 않는 것을 원칙으로 합니다.
다. 행정 및 서류 기준
- 서류 제출: 여권 및 외국인등록증 사본, 재학증명서, 등록금납부증명서, 출석증명서, 성적증명서, 거주지 서류, 잔고증명서(해당 시) 등을 확인 후 수취하며 제출 서류는 반환되지 않습니다.
- 등록증 수취 제한: 서비스 진행 중 출국 일정이 있는 신청인의 경우, 행정 혼선 및 출국 제한 방지를 위해 실물 외국인등록증을 수취하지 않습니다.
- GKS 학생: 서류 검토 시 GKS(정부장학생) 여부를 필히 확인하여 결제 및 환불 프로세스에 누락이 없도록 관리합니다.
- 플랫폼 이용: 반드시 HireVisa 회원가입이 완료된 신청인에 한해 접수하며, 현장 접수와 동시에 앱 내에서도 서류 업로드를 완료해야 합니다.
라. 자사 가격 정책에 따라 현금 또는 앱 결제를 진행하며, 현금 결제 시에는 반드시 영수인, 날짜, 오프라인 코드, 가격이 기재된 공식 영수증을 발행합니다.
6.2 오프라인 지문 등록 관리
가. 출입국 단체 출장 지문 등록이 확정된 경우, 대학은 지문 등록을 원활히 진행할 수 있는 독립된 장소와 대기 공간을 지원합니다.
나. 지문 등록 현장 방문 시 신청인은 반드시 실물 여권을 지참해야 하며, 미지참 시 등록 절차 진행이 불가함을 사전에 안내해야 합니다.
6.3 개인정보 및 데이터 이용
가. 당사는 원활한 체류 행정 대행을 위해 신청인이 제출한 정보를 바탕으로 사증(Visa) 발급 정보 확인을 위한 크롤링(조회)을 수행할 수 있으며, 신청인은 서비스 신청 시 이에 동의한 것으로 간주합니다. 동의를 거부할 수 있으며, 이 경우 서비스 이용이 제한될 수 있습니다.
나. 모든 신청 정보는 신청인이 직접 정확하게 입력해야 합니다. 입력 착오, 누락, 오기 등으로 인해 발생하는 모든 행정적 불이익(발급 지연, 심사 거절 등)은 신청인 본인에게 책임이 있으며, 당사 책임 범위에서 제외됩니다.
6.4 체류행정 일정의 가변성 및 면책
가. 출입국 접수 이후의 모든 심사 및 발급 일정은 관할 출입국 외국인 관서의 고유 권한입니다.
나. 신규 외국인등록증(RC) 발급 및 체류기간 연장 허가 시점은 출입국의 심사 물량, 시스템 상황 등에 따라 예고 없이 변동될 수 있습니다. 당사는 접수 사실을 증빙할 뿐, 출입국 측 사유로 인한 일정 지연에 대해서는 당사 책임 범위에서 제외됩니다.
6.5 표준 시각 및 해석 기준
가. 본 정책에 명시된 모든 날짜와 시각(마감 시한, 고지 시점 등)은 대한민국 표준시(KST, UTC+9)를 기준으로 합니다.
나. 본 정책, 또는 서비스 내용이 영문, 중문, 일문, 베트남어 등 다국어로 번역되어 제공될 경우, 해석상 차이가 발생하면 국문(한국어)본의 내용을 최종 기준으로 합니다.
6.6 기타 일반 원칙
가. 당사에 제출된 모든 실물 서류는 서비스 진행 여부 및 행정 결과와 상관없이 반환하지 않는 것을 원칙으로 합니다.
나. 본 운영 정책에 명시되지 않은 사항은 관련 법령 및 당사가 별도로 정하는 운영 지침이나 관례에 따릅니다.
다. 당사는 출입국관리법 제89조에 따른 행정사 업무를 직접 수행하지 않으며, 출입국민원대행기관이 대행 업무를 수행합니다. 행정 대행과 관련한 법적 책임은 해당 출입국민원대행기관이 부담합니다.